Universidad Alfonso Reyes                                                                   www.uar.com

Preparatoria General

Unidad: Linda Vista

Materia: Informática Administrativa

Maestra: Hortencia Neira Tovar

Tema: “Documentos”

Grupo: 5º “A”

Matricula: L10611

Nombre: Jenny Cortez Lazcano                                                                     

Guadalupe, N. L. 31 Enero del 2013

Documentos

En todos sistemas cuando se procesa información lo hacemos a través de un elemento tangible, por ejemplo un formulario, facturas, libros, resoluciones, código de barra, expedientes, etc. Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte. Es toda aquella información contenida y registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad humano. Los documentos pueden ser textuales (manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD. ROM, bases de datos, etc.), virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance tecnológico pudiera plantear en el futuro. Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia, etcétera).  Entre los autores que más han investigado la naturaleza del documento, destacan el belga Paul Otlet y la francesa Suzanne Briet. Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).  Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo. Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.  Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a:                                               Al soporte material usado para consignar la información. Las características informacionales.                                                                                                       En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no textuales. Textuales: son los documentos que contienen información escrita sobre el soporte que es papel.                                                                                                                                     No textuales: son los documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel porque están hechos para verse, oírse y manipularse. Son características que tienen que ver con el carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos primarios, secundarios y terciarios. Los documentos primarios son aquellos que contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de tratamiento. Los documentos secundarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos primarios. Los documentos terciarios son el resultado de aplicar tratamiento a los documentos secundarios. ¿Qué son los tipos documentales?  Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican en: Tipo de Documental Simple. Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc. Tipo Documental Compuesto. Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como “expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc. ACTA.  Documento en que se deja constancia de los hechos,acuerdos y decisiones efectuadas en la celebración de una reunión, y que es escrita por la persona autorizada para hacerlo. Antologia. Una antología es una recopilación de obras notables o sumo interés que pueden ser obras literarias, en origen, de poemas, películas sobresalientes o de culto, obras musicales.