Universidad
Alfonso Reyes
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Preparatoria
General
Unidad:
Linda Vista
Materia:
Informática Administrativa
Maestra:
Hortencia Neira Tovar
Tema:
“Documentos”
Grupo:
5º “A”
Matricula:
L10611
Nombre:
Jenny Cortez Lazcano
Guadalupe,
N. L. 31 Enero del 2013
Documentos
En todos sistemas cuando se procesa
información lo hacemos a través de un elemento tangible, por ejemplo un
formulario, facturas, libros, resoluciones, código de barra, expedientes, etc. Un documento es un
testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en
cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)
en lengua
natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana
fijada en un soporte. Es toda aquella información contenida y
registrada sobre cualquier soporte material y que es producido, recibido y
conservado por las instituciones, organizaciones o personas, durante el
desarrollo de sus actividades. Es, por tanto, un testimonio de la actividad
humano. Los documentos pueden ser textuales
(manuscritos, mecanografiados o impresos), iconográficos (mapas, planos,
dibujos, fotografías, diapositivas, etc.), sonoros (discos, cintas
magnetofónicas, discos compactos), audiovisuales (cintas de video, películas
cinematográficas), electrónicos (disquetes, CD. ROM, bases de datos, etc.),
virtuales (webs, blogs, etc.), y cualquier otra propuesta que el avance
tecnológico pudiera plantear en el futuro. Cuando
los documentos se producen para atender a las competencias y actividades
encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del
tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia,
etcétera). Entre los autores que más han investigado la naturaleza del documento,
destacan el belga Paul Otlet y
la francesa Suzanne Briet. Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información
era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un
manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o
utilizando una impresora láser). Desde el punto de vista de la informática,
es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales
o gráficos creados por el usuario con su computadora
mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo
en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de
almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su
contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más
frecuente decirle solamente archivo. Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es
decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo
de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo
a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio
histórico, etc. Toda fuente de información registrada sobre cualquier soporte, sea un
disco compacto (CD), un disco versátil digital (DVD), papel, papiro o incluso
una piedra o trozo de madera. Los documentos pueden clasificarse de acuerdo a: Al soporte material usado para consignar la información. Las características informacionales.
En cuanto a la naturaleza de los documentos pueden ser textuales y no
textuales. Textuales: son los documentos que contienen información escrita
sobre el soporte que es papel.
No textuales: son los
documentos que aunque pueden contener información escrita, sin embargo lo más
importante es que suelen estar en otros tipos de soportes diferentes al papel
porque están hechos para verse, oírse y manipularse. Son características que tienen que ver con el
carácter informativo. Las características intelectuales son el contenido, la
finalidad, el tema, etc. Podemos hacer la siguiente clasificación: documentos
primarios, secundarios y terciarios. Los documentos primarios son aquellos que
contienen información original del autor/a y no han pasado por ninguna clase de
tratamiento. Los documentos secundarios son el resultado de aplicar tratamiento
a los documentos primarios. Los documentos terciarios son el resultado de
aplicar tratamiento a los documentos secundarios. ¿Qué son
los tipos documentales? Son las unidades de información contenidas en los documentos. Se clasifican en: Tipo de Documental Simple. Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de
información. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro,
un libro de caja, recibo, etc. Tipo Documental Compuesto. Formado por dos o más tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo
contenido mantiene una unidad de información. Se le conoce comúnmente como
“expediente”. Ejemplos: el comprobante de pago, trámites para licencias, etc. ACTA. Documento en que se deja constancia de los hechos,acuerdos y decisiones
efectuadas en la celebración de una reunión, y que es escrita por la persona
autorizada para hacerlo. Antologia. Una antología es una recopilación de obras
notables o sumo interés que pueden ser obras literarias, en origen, de poemas,
películas sobresalientes o de culto, obras musicales.